一、購置或修繕財物應先詳填請購單，經單位主管、各處室經費推算人簽證(各組須自備推算表冊，自行掌握經費概算與運用)、採購人、總務會章，
會計核章後轉校長核示，由總務辦理採購，非經校長核准不得先行採購。
(一) 請購單無法表示之特殊支出，請擬訂簽呈會簽會計室及總務處並呈請校長核示後進行。
(二) 公文簽請支付核准者(單一項目)可影印一份替代請購單。
(三) 整筆之補助款以概算表可替代請購單(概算表已詳列項目者，雜支等仍需填請購單)。
(四) 申請加班費，應事前填加班請示申請單。
※ 以上簽准案應含日期、採購項目、數量、金額、動支科目。
二、辦理採購【指工程之訂作、財物之買受、承租及勞務之委任或僱傭等】依政府採購法之規定辦理採購
※ 未達公告金額之採購請依 【中央機關未達公告金額採購招標辦法】辦理，應事前簽辦
並敘明採購之招標方式。
※ 公告金額十分之ㄧ（含10萬元）以下採購之招標，得不經公告程序，逕洽廠商採購。
※ 不得意圖規避採購法，分批辦理公告金額以上之採購。
三、採購後取得原始憑證核銷：
（一）統一發票或收據內容應載明下列事項：
1.公司行號之名稱、地址及其營利事業統一編號。
2.品名(中文)或勞務性質及數量。【必要時，應註明廠牌或規格】
3.單價及總價。 4.日期。 5.買受人：新北市立蘆洲國中
6.合計之中文大寫數。 7.店章未載明負責人者，應加負責人章。
＊上述各款如記載不明，應通知廠商補正，不能補正者，應由經手人填寫註明，並簽名
或簽章證明。
＊收銀機統一發票應輸入本校扣繳憑單編號35704820
＊無統一編號（商家未向稅捐機關登記者）之收據，依法不得核銷，請勿接受。
（二）個人收據【如演講鐘點費等】 應列明：(以轉匯為原則，請盡量不要代墊)
1.受領事由 2.實收數額 3.支付機關名稱「蘆洲國中」 4.受領日期
5.受領人姓名。、戶籍地址【含鄰里】、身分證字號或營利事業統一編號
6.外聘講座（支領新北市政府所屬機關薪津者為內聘，但退休者為外聘因未有公家服務單位）加註服務單位及職稱。
（三）因特殊情形不能取得發票或收據者，經手人應開具不能取得單據原因之支出證明單，敘明不能取得之原因。
（四）學生參加各項活動填具學生參加各項活動報告表，並檢附原始憑證核銷。
（五）獎學金、圖書禮卷獎品或購置個別學生使用之物品(襪子或衣服)等請檢附發放清冊並經發放人簽章與承辦主任核章，並轉至會計室併入核銷清冊。
（六）加班費印領清冊應明列薪級、薪俸、主管加給、專業加給，加會人事室；加班費印領
清冊可簽名（親筆簽全名，切勿代簽）或蓋章。並檢附加班申請單，加班簽到由單位主管負責。
＊ 出差加班請依「新北市政府暨所屬各機關學校教職員工出差加班注意事項」辦理。
四、發票或收據等憑證，應連同請購單黏貼於憑證用紙黏貼線上，填寫金額及用途說明，依序會蓋騎逢章，交會計單位請款，相關附件（簽呈、公文影本…）依序檢附於後。
（一）發票或收據貼於最上方，多張一併黏貼時應避免難以辨認開立日期等相關資料。
（二）經手人（即採購人）與驗收或證明人不得同一人。
（三）物品及財產須經領用或保管人簽章。
（四）單價一萬元以上且耐用年限二年以上者請簽會事務組【財產登記】，檢附財產增加單。
（五）單價一萬元以下且耐用年限二年以上者請簽會事務組【非消耗品登記】，檢附物品增加單。
＊各處室請購之物品及財產，請自行設置領用保管登記簿，以備查核。辦理採購時應審慎評估其效益性及必要性，避免有閒置情形發生。
五、分批（期）付款之收據，應附分批（期）付款表，列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有合約者，應於第一次請款時檢附合約副本。
數科目共同分攤支付款項時，其支出憑證不能分割者，應加具支出分攤表。
六、原始憑證需送撥款機關者，發票或收據等憑證應先影印一份，與正本同樣黏貼並加註「本影本與正本相符」、「正本送○○機關」並由經手人簽章。
七、各項經費在10,000元以下者（含10,000元），由零用金支付，依公庫法規定應付給債權人，
若由承辦人代墊，應事先已簽呈說明代墊理由呈校長核可，並在黏貼憑證上加註『○○○代墊』並簽章；10,000元以上不宜由承辦人代墊。五十萬元以上依規定逕電匯廠商銀行帳戶。
八、款項支付應於五日內付款，請確實依採購程序是先填具請購單或簽呈簽准再購置，並於交貨並經驗收無誤後，盡速取具單據提出核銷。
九、各項經費應在當年度支付，跨年度不得支付【保留款除外】。會計年度為每年1月1日至12月31日止。
十、補助款
（一）編列計畫概算時請審慎考量實際需要以利執行，雜支不得超過總額5％。
（二）會簽請購時，請檢附核撥公文及概算表等影本資料。
（三）補助款應專款專用，並依核定之概算執行，若概算變更超過各細項10％應事先報原補助單位核准後始得支用。
（四）活動結束後應盡速辦理經費核銷，剩餘款請填餘款繳回簽辦單（附原核撥公文）辦理繳庫。